올 한해 경영실적에 대한 보고서 작성과 내년도 사업준비에 따른 자료수집과 정리 등 문서작성😑이 많아지는 시기입니다. 이럴 때 나만의 업무를 도와줄 수 있는 비서가 있었으면…하는 생각이 들지 않나요?

챗GPT 출시 이후 프로그래머나 전문가의 영역이라고 생각됐던 AI는 일상생활에서 개인도 활용할 수 있는 도구가 되었습니다. 엔비디아 CEO 젠슨 황의 “AI를 효과적으로 활용하는 사람은 그렇지 않은 사람보다 경쟁우위를 갖게될 것”이라는 말 들어보셨을텐데요. 같은 업무를 진행하더라도 필요한 결과물을 빠르고 정확하게 만들어 낼 수 있다면 업무시간의 효율성을 높여 인간만이 할 수 있는 창의적인 업무✨에 더 집중할 수도 있을 것 같습니다.

하지만 막상 생성형AI 활용하면 좋은데 뭘 어떻게 하는거지라고 생각하셨던 분들도 많으실텐데요, 이번 주 위클리 DnA에서는 정보정리부터 보고서 작성까지 AI를 활용하는 방법에 대해 소개해 드리도록 하겠습니다.

생성형 AI가 무엇인지에 대해서는 위클리 DnA vol.1에서 설명해드린 바 있는데요, (다시보기)

오늘은 자료정리부터 보고서작성까지 바로 활용할 수 있는 몇가지 팁을 소개해드리도록 하겠습니다.  

정보는 직장인에게 강력한 무기입니다. 뉴스, 도서, 학술정보 등 다양한 방법으로 정보를 찾을 수 있습니다. 하지만 이렇게 찾은 방대한 양의 자료를 전부다 읽어보고 요약하고 정리하는데는 많은 시간이 소요됩니다. 기본적으로 AI툴을 활용하여 요약하는 방법을 살펴보겠습니다.

🔹 생성형 AI를 활용한 정보요약방법

아래 예시와 같이 챗GPT에 요약하고자 하는 글을 넣고 원하는 형태(표/ 1,2,3/ 첫째,둘째)로 정리해달라고 프롬프트를 입력합니다. 챗GPT외에도 코파일럿, 제미나이 등 다양한 AI 활용툴이 있으니 사용해보시기 바랍니다.

텍스트 형태의 자료 뿐만 아니라 영상, PDF 등이 자료도 텍스트로 변환하거나 요약할 수 있는 툴(ex.Lilys)을 사용하여 정리할 수 있습니다.

모여진 정보가 요약, 정리되었다면, 해당내용을 활용하는 글쓰기 방법도 필요할 것입니다. 회사에서의 글쓰기는 보고서, PT, 뉴스기사, 뉴스레터, 블로그, 마케팅/홍보 등 다양한 용도로 작성되고 있습니다. 작성된 내용을 그대로 사용할 수 있다는 것 보단 우리회사의 상황이나 목적에 맞게 작성된 내용을 토대로 수정해서 사용한다면, 작성에 소요되는 시간을 단축시킬 수 있을 것입니다.

생성형 AI를 활용해 작성해야 하는 보고서의 개요를 구성할 수 있습니다.  챗GPT외에도 Lilys, 코파일럿 등 다양한 툴로도 원하는 문서를 작성해볼 수 있습니다.

작성된 문서를 시각화 하는 방법도 다양한데, 대표적으로 Gamma를 이용하여 프롬프트를 활용하여 PPT 문서를 만드는 방법도 있습니다. 이외에도 텍스트를 도식화, 시각화 해주는 무료 생성형 AI도 있으니 활용해보시면 좋을 것 같습니다.

(알파코가 제안하는 AI 업무 활용법! 참고)

회사업무에만 활용할 수 있는 생성형AI는 위에 언급한 툴 외에도 다양한 활용형태로 출시되고 있습니다. 최근 BCG의 <생성형 aI로 무장한 근로자의 등장>보고서에 따르면, 생성형 AI로 강화된 새로운 유형의 전문가들이 글로벌 인재 풀에 속속 유입되고 있으며, 이들은 신속한 코딩이 가능하고, 단 한 번의 프롬프트로 개인화된 마케팅 콘텐츠를 만들고, 단 몇 초 만에 수백개의 문서를 요약한다고 합니다. 그렇다면 일반 근로자들이 생성형 AI를 만나게 됐을 때 새로운 분야에서 업무 역량이 높아질 수 있을지에 대한 실험을 진행했는데, 이 실험을 통해 아래와 같은 중요한 사실을 발견했다고 합니다.

📌연구에 참여한 컨설턴트들은 생성형 AI의 도움으로 새로운 업무에 대한 역량을 즉각적으로 증대🔺시킬 수 있었다. 코딩이나 통계에 대한 경험이 전혀 없는 경우에도, 생성형 AI를 통하여 코딩하고, 머신러닝 모델을 적절하게 적용할 수 있으며, 통계 프로세스의 오류를 바로잡을 수 있었다. 

📌생성형 AI는 강력한 브레인스토밍 파트너로서의 가치🤖를 보여주었다. 예측 분석 작업과 같은 어려운 작업의 경우에도 참가자들은 자신의 지식과 생성형 AI의 지식을 결합하여 새로운 모델링 기법을 발견하고 성공적인 문제 해결의 단계를 파악했다. 

📌생성형 AI를 활용하는 작업자는 새로운 능력을 습득했다는 점에서 '재교육(Reskilling) '에 해당한다는 사실을 발견했다. 재교육은 개인이 새로운 직업이나 산업으로 옮겨갈 때 요구되는 역량이나 지식을 습득하는 것인데, 생성형 AI를 통해서 근로자들은 개인이나 생성형 AI가 스스로는 할 수 없는 새롭고 도전적인 과제를 완수할 수 있었다.

이러한 연구결과를 보면 생성형AI와 인간이 협업하게 되면 더 많은 업무를 생산성 있게 처리할 수 있다는 점과 개개인의 역량도 향상될 수 있다는 가능성을 보여준 것 같습니다. 기업에서는 앞으로 생성형AI를 활용하여 업무를 효율적으로 처리할 수 있고, 그 시간을 인간만이 할 수 있는 혁신적인 연구나 핵심 업무에 더욱 더 집중하여 경쟁우위를 선점할 수 있을 것 같습니다.  

알파코에서는 기업의 디지털 역량향상을 위한 DX교육을 운영하고 있습니다.

금주 위클리 DnA의 주제와 같이 생성형 AI를 활용한 온/오프라인교육도 운영하고 있으니,

즉시 업무에 활용한 실용적인 교육을 찾으신다면 알파코로 연락주시기 바랍니다.

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